Persondataforordningen hos Amager Blomster
GDPR – PERSONDATAFORORDNINGEN
Persondataforordningen har været et svært problem at løse for Amager Blomster. Det har ikke været muligt for os, at finde dækkende vejledninger der kan beskrive for os, hvad vi bør gøre og hvordan vi skal forholde os til emnet.
Vi har derfor valgt at gøre, hvad vi finder mest fornuftigt, nemlig at beskrive hvilke data vi har, hvor de ligger og hvordan vi håndterer dem.
Det er os, de små virksomheder, der er forurettede
Det er vigtigt for os at fremhæve, at vi ikke tjener penge på data. Vi sælger ikke data og videregiver dem ikke til andre end dem, der absolut har brug for dem, for at kunne levere blomster for os, og i de tilfælde modtager de kun de oplysninger, der er absolut nødvendige, for at leveringen kan finde sted. (Navn, adresse og telefonnummer)
Det er også vigtigt for os at fremhæve, at vi er forurettede i forhold til persondataforordningen. Vi indsamler kun de absolut mest nødvendige data, for at kunne udføre den service vores forretning er sat i verden for at udføre, nemlig: Udbringning af blomster. Vi er ikke en facebook eller en Google eller en Microsoft, der systematisk indsamler oplysninger og sælger dem til højre og venstre for økonomisk vindings skyld. Men vi bliver ramt af de barrierer, der bliver opstillet, for at få føromtalte, og muligvis andre, til at stoppe deres adfærd, som de i sagens natur aldrig burde være begyndt på.
Uanset hvordan vi ser på det, har vi pligt til at overholde den nye Persondataforordning. Derfor kan du herunder læse om, hvordan vi har valgt at gribe det an.
Dataansvarlig eller Databehandler?
Hos Amager Blomster er det indehaveren af forretningen; Lars Christiansen, der er Dataansvarlig.
Du kan til enhver tid komme i kontakt med Dataansvarlig på lars@amagerblomster.dk eller ved at ringe på mobiltelefon 2636 0642.
Indsamling af data
Vi indsamler, som før nævnt, disse oplysninger:
Afsender af blomster:
- Navn (for at kunne bruge dit navn i de beskeder, vi sender til dig om din ordre)
- E-mailadresse (for at kunne sende dig en ordrebekræftelse, en bekræftelse på levering, en invitation til at anmelde os på Trustpilot og for at kunne skrive til dig om emner, der knytter sig til din ordre.
Du bliver ikke tilmeldt et nyhedsbrev, og når ordren er afsluttet, modtager du ikke yderligere mails end de ovenfor nævnte) - Telefonnummer (For at vi kan ringe til dig for hurtig afklaring, i tilfælde af tvivl eller problemer med din ordre eller leveringen. Det er også til dette nummer vi sender en SMS med information om leveringstidspunkt og -måde)
Her er der tale om indsamling af data hos den registrerede selv. Det betyder, at vi registrerer nogle få oplysninger om dig som kunde, som du selv har givet os.
Dette er opfattet af Persondataforordningens artikel 13.
Det er præmissen, at vi skal oplyse dig om, hvilke oplysninger vi har om dig. Når vi ikke kommer til at gøre dette er det begrundet med nogle undtagelser i forordningens afsnit 13:
- Når den registrerede allerede er bekendt med oplysningerne (de findes i din ordrebekræftelse)
- Afvejning af de private interesser (den for Amager Blomster driftsøkonomiske byrde) i forhold til hvilke oplysninger der er tale om
Modtager af blomster:
- Navn (for at vi, ved sammenligning af postkasser eller dørskilte, kan forvisse os om, at vi leverer til den rigtige modtager.
- Adresse (for at vi kan finde frem til modtager)
- Telefonnummer (for at vi kan træffe telefonisk aftale med modtager om alternativ placering af leverancen, eller andre aftaler, det er mest praktisk at indgå telefonisk)
Her er der tale om indsamling af data om den registrerede hos andre. Det betyder, at vi registrerer nogle få oplysninger om dig som modtager af blomsterne hos den kunde der bestilte blomsterne.
Dette er opfattet af Persondataforordningens artikel 14.
Det er præmissen, at vi skal oplyse dig om, hvilke oplysninger vi har om dig. Når vi ikke kommer til at gøre dette er det begrundet med nogle undtagelser i forordningens afsnit 14:
- Når den registrerede allerede er bekendt med oplysningerne (de findes på adresselabel på det leverede)
- I tillæg til ovenstående, må enhver, der modtager en vare, kunne sige sig selv, at den der leverer har oplysninger som navn og adresse (og, for at kunne lette leveringen, også telefonnummeret)
- Hvis det hindrer formålet med behandlingen af oplysningerne at oplyse herom (man kan ikke overraske nogen med en buket blomster, hvis de på forhånd er blevet gjort bekendt med blomsterhandlerens registrering af data vedr. modtager
- Afvejning af om det vil kræve en uforholdsmæssig stor indsats, at give oplysningerne, i forhold til hvilke oplysninger der er tale om
Årsag til indsamling af data
Årsagen til indsamling af data er altså, at vi må have data på afsender og modtager, som er nødvendige for, at vi kan lever blomster.
Vi har for mange år siden skåret ned på mængden af indsamlede data. Før da gjorde vi som alle andre. Vi udbad os et komplet sæt af data om afsender og modtager. Så, for at gøre det lettere at være kunde i butikken, rettede vi det til, så vi kun får de data, der er nødvendige. Og vores kollegaer i branchen rystede på hovedet af os. Men faktisk gennemførte vi vores egen lille private persondataforordning, da vi begyndte kun at indsamle nødvendige data.
Sletning af data
Når en ordre er leveret, slettes både den fysiske ordre, der er printet ud på papir, og den mail, vi automatisk modtager fra ordresystemet (webshoppen).
Papirordren
Ordren, der automatisk udskrives på papir, bliver opbevaret, så vi finder den, på den dag hvor blomsterne skal bindes og leveres. Hvis kunden ringer op og beder om ændringer, er det her det bliver noteret, ligesom det bliver skrevet ind i ordresystemet.
Dette ordrepapir er med chaufføren ude at køre på ruten, så han kan se hvor han skal hen, telefonnummer på afsender og modtager af ordren og om der er særlige oplysninger, der kan lette leveringen eller andre kommentarer eller notater på ordren.
Når chaufføren er færdig med at levere dagens ordrer, lægger han ordresedlerne, så de automatisk kan blive makuleret efter 31 – 60 dage efter levering. Når de ikke makuleres med det samme, skyldes det, at vi gerne vil have mulighed for at besvare spørgsmål til ordren, i rimelig periode efter leveringen.
Ordremailen
Når der kommer en mail til os fra vores webshop, fra en virksomhed eller en samarbejdspartner, bliver vi adviseret igennem en mail, der automatisk udskrives på papir. (Se ovenfor).
Selve mailen modtages to steder på hver sin computer. I butikken og i administrationen på kontoret. I butikken gemmes alle indkomne mail i 60 dage, hvorefter de slettes automatisk. I administrationen sorteres disse mails efter leveringsdato. Det er ikke muligt at anvende denne opdeling til at slette, så her slettes mail manuelt ca. 4 gange om året. Der er kun et menneske, der har adgang til disse mails: Dataansvarlige.
Webshoppen
Indkomne ordrer gemmes i ordresystemet (webshoppen) i fem år. Det er blandt andet for at kunne føre statistik med afsatte varer, omsætning og andet.
Vi har vurderet på, om personoplysningerne skulle anonymiseres efter en periode (for eksempel 60 dage). Vi finder dog, at de oplysninger vi har, er så få og at det er almindelige personoplysninger, så byrden ved en anonymisering bliver forholdsmæssig urimelig.
Indsigtsret
Du kan til hver en tid for oplyst hvile oplysninger vi har om dig. Du anmoder om indsigten ved at skrive eller ringe til Dataansvarlig her:
Telefon 2636 0642
Ret til berigtigelse
Det betyder på jævnt Dansk, at du har ret til at få rettet dine data. Det kunne være, hvis du havde fået nyt telefonnummer. Du anmoder om ændringer ved at skrive eller ringe til Dataansvarlig her:
Telefon 2636 0642
Ret til sletning
Skulle du ønske, helt at blive slettet fra vores systemer, er det en ret du har med den nye Persondataforordning. Du anmoder om at blive slettet ved at skrive eller ringe til Dataansvarlig her:
Telefon 2636 0642
Kontakt os
Hos Amager Blomster er der ingen hemmelighedskræmmerier eller skjulte dagsordener. Vi gør det vi siger, og vi siger hvad vi gør.
Der er ingenting nyt i det ovenstående. Hele vores forretning hviler på et grundlag af tilfredse kunder med en positiv oplevelse, med Amager Blomster.
Du har altid kunne blive slettet eller få oplyst hvilke data vi har på dig. Og vi har aldrig nogensinde solgt en oplysning til nogen som helst. Det kunne facebook og Google lære meget af.
Hvis du har nogen spørgsmål om vores administration, herunder Persondataforordningen, er du meget velkommen til at skrive eller ringe til Dataansvarlig her:
Telefon 2636 0642
Hvis du har spørgsmål om blomster, priser eller sortiment, er det bedre, at du skriver eller ringer til butikken her:
Telefon 3258 0284
Kontakt Datatilsynet
Hvis du vil vide mere om Persondataforordningen, kan du besøge Datatilsynets hjemmeside her: https://www.datatilsynet.dk/ eller kontakte dem her:
Telefon 3319 3200
[wprevpro_usebadge tid=”1″]
